αίτηση ερευνητή αίτηση χορήγησης αντιγράφων

Αναγνωστήριο -Κανονισμός λειτουργίας
της κεντρικής υπηρεσίας και των περιφερειακών υπηρεσιών των Γ.Α.Κ.

(Έγγραφο με αρ. πρωτ. Σχ. 340/59413/1.8.1997 της Κ.Υ. των Γενικών Αρχείων του Κράτους)

1. Η πρόσβαση στα αρχεία που φυλάσσονται στα ΓΑΚ είναι ελεύθερη, σύμφωνα με τους όρους και περιορισμούς που αναφέρονται στο ν. 1946/1991.

2. Ο ερευνητής με την είσοδό του στο Αναγνωστήριο υπογράφει στο Βιβλίο παρουσιών του Αναγνωστηρίου.

3. Η μελέτη του αρχειακού υλικού γίνεται μετά από ιδιόχειρη συμπλήρωση ΑΙΤΗΣΗΣ που παραχωρείται από τα ΓΑΚ.

Ο ερευνητής θα συμπληρώνει εκτός από την αίτηση και ένα τριπλότυπο για κάθε φάκελο, κυτίο ή χειρόγραφο ή κώδικα κλπ., με την περιγραφή του αιτούμενου υλικού(1).

Οι αιτήσεις των ερευνητών πρέπει να είναι σαφείς και να αναφέρουν το συγκεκριμένο υλικό που επιθυμούν να μελετήσουν.

4. Η αίτηση εγκρίνεται από τον προϊστάμενο του Αναγνωστηρίου ή παραπέμπεται στο διευθυντή για έγκριση.

5. Αίτηση του ερευνητή για χορήγηση υλικού απορρίπτεται από τον προϊστάμενο του Αναγνωστηρίου στις περιπτώσεις που ο αιτών έχει προκαλέσει στο παρελθόν ζημία σε αρχειακό υλικό ή το υλικό που ζητείται είναι πολύ φθαρμένο και έχει αποφασισθεί από την υπηρεσία να μην παραχωρείται μέχρι την αποκατάστασή του.

6. Η διεύθυνση των ΓΑΚ έχει το δικαίωμα σε εξαιρετικές, κατά την κρίση της, περιπτώσεις να διαβιβάσει την αίτηση στην Εφορεία των ΓΑΚ.

7. Οι αρμόδιοι προϊστάμενοι των ΓΑΚ και η Εφορεία των ΓΑΚ μπορούν να ζητήσουν από τους ερευνητές επιπρόσθετες συστάσεις.

8. Η μελέτη του αρχειακού υλικού γίνεται αποκλειστικά στο Αναγνωστήριο των ΓΑΚ, το οποίο λειτουργεί τις ημέρες και ώρες που αναφέρονται σε σχετική ανακοίνωση.

9. Ο ερευνητής έχει τη δυνατότητα να ενημερώνεται τηλεφωνικώς αν είναι διαθέσιμο το αιτούμενο υλικό. Τα ΓΑΚ θα καταβάλουν προσπάθεια για τη διάθεσή του την επόμενη ημέρα από την αίτηση, εφόσον ο όγκος του είναι μικρός (π.χ. ένας φάκελος) και δεν προηγείται η προετοιμασία άλλων φακέλων.

Εάν το υλικό των φακέλων αποτελείται από λυτά έγγραφα που δεν είναι αριθμημένα και σφραγισμένα, τα ΓΑΚ θα παραδίδουν το φάκελο για μελέτη αφού προετοιμαστεί μετά από εύλογο χρονικό διάστημα, ανάλογα με την ποσότητα των εγγράφων.

10. Για τον εντοπισμό του υλικού και την ακριβή σύνταξη των αιτήσεων τίθενται στη διάθεση των ερευνητών οι κατάλογοι και τα ευρετήρια των ΓΑΚ.

11. Η παράδοση του προς μελέτη υλικού γίνεται από τον αρμόδιο υπάλληλο, απαγορευομένης της εισόδου των ερευνητών στους χώρους φύλαξης του υλικού.

Οι αναγνώστες πριν από την αναχώρησή τους θα παραδίδουν το υλικό, μαζί με το δεύτερο αντίγραφο του τριπλοτύπου, στον αρμόδιο υπάλληλο για να ξεχρεωθούν.

12. Οι ερευνητές οφείλουν να συμμορφώνονται στις υποδείξεις του προσωπικού των ΓΑΚ σχετικά με το χειρισμό του αρχειακού υλικού.
Οι ερευνητές κατά την είσοδο και παραμονή τους στο Αναγνωστήριο οφείλουν να τοποθετούν τους χαρτοφύλακές τους στην ορισμένη θέση.

13. Επειδή το παραδιδόμενο για μελέτη υλικό είναι μοναδικό και ευαίσθητο, οι αναγνώστες οφείλουν να το χειρίζονται με προσοχή και να αποφεύγεται η διατάραξη της τάξης των εγγράφων στις περιπτώσεις λυτών.

14. Οι αρμόδιες υπηρεσίες των ΓΑΚ στις περιπτώσεις ευαίσθητου υλικού ή για λόγους ασφαλείας μπορούν να χορηγούν για μελέτη μικροφίλμ ή φωτοαντίγραφα ή φωτογραφίες αντί των πρωτοτύπων.

Οι υπηρεσίες των ΓΑΚ είναι αρμόδιες να αποφασίσουν την αντικατάσταση των πρωτότυπων τεκμηρίων για μελέτη με αναπαραγωγές, στις περιπτώσεις που η συχνότητα της μελέτης ή χρήση των πρωτοτύπων απειλούν την καλή κατάστασή τους.

15. Χορηγούνται φωτοαντίγραφα μετά από αίτηση και έγκριση, μόνο για αρχειακό υλικό του οποίου επιτρέπεται η φωτοαντιγραφή κατά την απόλυτη κρίση της υπηρεσίας και την καταβολή του σχετικού αντιτίμου. Η φωτοαντιγραφή γίνεται από το προσωπικό των ΓΑΚ.

Μετά από συνεννόηση με τον προϊστάμενο του Αναγνωστηρίου, επιτρέπεται η φωτογράφηση ορισμένων εγγράφων των οποίων δεν είναι δυνατή φωτοαντιγραφή για πρόληψη φθοράς. Το κόστος βαρύνει τον ερευνητή.

Η μαζική αναπαραγωγή ολόκληρων σειρών ή αρχειακών σωμάτων, συλλογών, σειρών επιτρέπεται μετά από έγκριση της Εφορείας των ΓΑΚ.

(1) Το ένα αντίγραφο με τη σχετική ένδειξη παραλαμβάνεται από τον ταξινόμο και τοποθετείται στο αρχειοστάσιο στη θέση του υλικού που αφαιρέθηκε, το δεύτερο αντίγραφο παραδίδεται στον ερευνητή και επιστρέφεται μαζί με το υλικό μετά το πέρας της μελέτης. Το πρώτο και το δεύτερο αντίγραφο μετά την επανατοποθέτηση του υλικού στη θέση του ταξινομούνται σε ειδικό φάκελο. Το τρίτο αντίγραφο παραμένει στο στέλεχος. << επιστροφή